Makalah Perjalanan BIsnis

MAKALAH

PERJALANAN BISNIS

Nama  : Siti Aysah

Kelas XII AP 1

Tahun 2016/2017

KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,karena berkat rahmat dan karunia-NYA, Sehingga saya  dapat menyelesaikan makalah “ Perjalanan Bisnis “dengan lancar dan sebaik-baiknya.

   Dalam penyusunan laporan kaerya wisata ini, tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu Guru Pembimbing dan Semua pihak yang telah memberikan dukungan,Keterangan dan informasi  sehingga penulis dapat menyelesaikan Pembuatan Makalah Perjalanan Bisnis ini

Penulis telah berusaha dengan segala kemampuan dalam  menyusun laporan ini. Namun penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak yang bersifat membangun demi kesempurnaan Makalah ini.

Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya.

Jatisrono,     Oktober 2016

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman Judul
Kata Pengantar
Daftar isi
BAB I	PENDAHULUAN
	1.      Latar Belakang
	2.      Tujuan
BAB II	PEMBAHASAN
	1.      Pengertian Perjalanan Bisnis
	2.      Macam-macam Perjalanan Bisnis
	3.      Tujuan  Perjalanan Bisnis
	4.      Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis
BAB III	PENUTUP
	1.      Kesimpulan

 BAB I

PENDAHULUAN

I.        LATAR BELAKANG

            Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat,  tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis.

II.        TUJUAN

1.  Memberikan pengetahuan mengenai perjalanan bisnis.

2.  Memberikan pengetahuan mengenai macam-macam perjalanan bisnis.

3.  Memudahkan kita dalam mempersiapkan rencana perjalanan bisnis.

4.  Memudahkan kita dalam mempersiapkan dokumen perjalanan bisnis.

5.  Memudahkan kita dalam mempersiapkan transportasi dan akomondasi perjalanan bisnis.

6.  Memudahkan kita dalam mempersiapkan daftar  dan pembiayaan perjalanan bisnis.

BAB II

PRMBAHASAN

1.   PENGERTIAN  PERJALANAN BISNIS

                Perjalanan bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

            Perjalanan bisnis perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten impinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.

            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

      Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.    Perjalanan bisnis dalam negeri

a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi

b.    Perjalanan bisnis antarprovinsi

2.    Perjalanan bisnis luar negeri atau atau perjalanan antarnegara

3.   TUJUAN PERJALANAN BISNIS

     Ada beberapa tujuan adari perjalanan bisnis, antara lain :

1.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

2.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

3.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

4.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

5.    Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

6.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

7.    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.   TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

            Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :

1.    In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

 In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan bisnis. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.    Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.    Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan bisnis dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan bisnis.

5.   PERSIAPAN PERJALANAN BISNIS

            Agar perjalanan bisnis pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan bisnis. Persiapan perjalanan bisnis pimpinan meliputi :

1.    Persiapan rencana perjalanan bisnis

Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a.    Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.

b.    Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

c.    Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d.    Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e.    Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f.     Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel.

 Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :

1.    Pembelian tiket

Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

2.    Recorfirmation

Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.

3.    Shuttle flights

Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.

4.    Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

5.    Open return

Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.

6.    Redeeming tickets

Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g.    Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h.    Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

1.    Economy class ( kelas ekonomi )             : 20kg

2.    Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg

3.    First class ( kelas satu )                              : 40kg

i.      Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j.      Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

2.    Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a.    Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

1.    Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,

2.    Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b.    Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

1.    Paspor ( Passport )

Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

a.    Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

1.    Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

2.    Kartu Keluarga ( KK )

3.    Ijazah pendidikan terakhir

4.    Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

5.    Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

6.    Akta kelahiran

7.    Surat tugas dari instansi terkait

b.    Pasppor berisi data, antara lain :

1.    Nomor  paspor

2.    Nama pemegang paspor

3.    Jenis kelamin

4.    Kewarganegaaan

5.    Tempat dan tanggal lahir

6.    Tanggal dikeluarkannya paspor

7.    Tanggal masa berlaku paspor

8.    Kantor yang mengeluarkan paspor

9.    Foto diri pemegang paspor

10. Alamat

11. Lembar untuk exit permit atau visa

c.    Cara mendapatkan paspor,

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.

d.    Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

1.    Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2.    Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3.    Paspor diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4.    Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

e.    Dokumen yang setara dengan Paspor

Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

1.    Sea man book

Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

2.    Certificate of Identity

Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

2.    Visa

Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

3.    Surat keterangan fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

4.    Exit permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

5.    Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

6.    Tiket transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :

a.    Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.

b.    Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

1.    Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

2.    Kelas penerbangan

3.    Status penerbangan

4.    Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :

a.    Window seat ( tempat duduk dekat jendela )

b.    Middle seat ( te,pat duduk ditengah )

c.    Front row ( tempat duduk dibaris depan )

5.    Status tiket

a.    Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.

b.    Nonendorsable

Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.

c.    Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

7.    Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

3.    Persiapan transportasi dan akomondasi

Untuk  kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan bisnis, diperlukan persiapan transportasi dan akomondasi ( penginapan ) yang matang, simak uraian berikut :

a.    Persiapan transportasi

Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.

b.    Jenis-jenis akomondasi

Jenis-jenis akomondasi, antara lain :

1.    Hotel

Hotel yaitu penginapan yang dikelola secara komersial dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan pemerintah, dengan menyediakan jasa pelayanan makan, minum, dan jasa pelayanan lainnya.

·         Jenis hotel menurut letak bangunannya, diantaranya :

a.    Resort hotel : hotel yang berada di kawasann objek wisata

b.    City hotel : hotel yang dibangun di wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha atau bisnis di wilayah tersebut.

c.    Airport hotel : hotel yang dibangun dekat dengan bandara, tujuannya untuk mmudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat terbang.

d.    Urban hotel : hotel yang dibangun di pedesaan, tujuannya agar para tamu dapat menikmati suasana pedesaan.

e.    Suburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para tamunya melakukan kegiatan rapat.

·         Jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap, diantaranya :

a.    Transit hotel : hotel yang digunakan untuk menginap selama 1-2 hari

b.    Resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal

c.    Semi resident hotel : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

·         Jenis hotel menurut penetapan tarif kamar, diantaranya :

a.    American plan : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk biaya tiga kali makan.

b.    European plan : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.

c.    Modified American plan : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.

d.    Continental plan : hotel yang menetapkan harga  kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.

e.    Bermuda plan : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara American.

·         Jenis hotel menurut jumlah tempat tidur, diantaranya :

a.    Single bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang

b.    Double bedroom : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.

c.    Twin bedroom : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.

d.    Family bedroom : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan, bisa dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk tiga kamar tidur

e.    Triple room  : kamar yang dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.

f.     Solo used : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.

g.    Extra used : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur disuatu kamar hotel.

h.    Baby cot : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi, bagi tamu yang membawa bayinya ke hotel.

·         Jenis hotel menurut tingkatannya, diantaranya :

a.    Standard room : kamar hotel dimana peralatan dan perlengkapan hotel terdapat dalam satu ruangan.

b.    Suite room : kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.

c.    Presidential suite room : kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

·         Jenis hotel menurut jumlah kamar hotel, diantaranya :

a.    Small hotel : jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar

b.    Medium hotel : jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar

c.    Large hotel : jumlah kamar yang disediakan lebih dari 300 kamar.

2.    Motel

Motel yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parker kendaraan yang terletak dekat kamar dan biasanya tertutup.

3.    Hostel

Hostel yaitu tempat penginapan murah, biasanya digunakan oleh mahasiswa atau karyawan yang sedang melaksanakan pendidikan dan latihan ( diklat ). Didalam kamar hostel terdapat lebih dari enam tempat tidur.

4.    Losmen

Losmen yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapatkan fasilitas makan.

5.    Mansion

Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.

6.    Mess

Mess yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh instansi tertentu dengan biaya sewa yang relative murah.

7.    Bungalow

Bungalow yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata.

4.    Persiapan daftar perjalanan bisnis ( itinerary )

Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary ) yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.

Administrasi kantor atau sekretaris harus membuat lembaran daftar perjalanan dalam rangkap empat, lembar pertama ( asli )  diserahka kepada pimpinan, lembar kedua untuk wakil pimpinan, lembar ketiga untuk menejer atau staf yang ditunjuk pimpinan, dan lembar yang keempat untuk administrasi kantor atau sekretaris yang akan disimpan sebagai arsip perusahaan.

a.    Membuat daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

1.    Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.    Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.    Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4.    Jenis transportasi yang digunakan.

5.    Tujuan perjalanan bisnis.

6.    Kapan selesai atau tiba kembali

b.    Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

1.    Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

2.    Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

3.    Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

5.    Persiapan biaya perjalanan bisnis

Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

a.    Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan.

Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis pimpinan, antara lain :

1.    Biaya dokumen perjalanan, misalnya : biaya pengurusan paspor, biaya fiscal, dan airportax, biaya exit permit, dan biaya health certivicate.

2.    Biaya transportasi, meliputi : biaya transport pulang pergi, dan biaya transport local selama dalam perjalanan bisnis.

3.    Biaya akomondasi.

4.    Biaya acarakontribusi pembiayaan penyelenggaraan acara, misalnya : biaya seminar, biaya pelatihan.

5.    Biaya meals entertainment yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi

6.    Biaya konsumsi.

7.    Biaya lunsum atau perdien yaitu biaya pengganti selama bekerja diluar perusahaan.

b.    Macam-macam alat pembayaran

Selama biaya perjalanan bisnis pimpinan,administrasi kantor atau sekretaris harus menyipkan beberapa alat pembayaran yang dipakai, antara lain :

1.    Uang tunai

Uang tunai adalah sesuatu yang diterima secara umum sebagai alat tukar dan alat bayar.

2.    Travelers Funds ( uang dalam bentuk lain )

Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan perjalanan pimpinan selama perjalanan bisnis. Travelers funds dapat diperoleh di Bank dan bisasanya memilliki wujud sebagai berikut

·         Travelers cheque yaitu jenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relative kecil.

·         Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah yang besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.

·         Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Perjalanan bisnis adalah perjalaan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis berbeda dengan perjalanan biasanya. Peran administrasi kantor atau seorang sekretaris sangat penting, Karena dengan adanya administrasi atau sekretaris yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan perjalanan bisnis, maka perjalanan bisnis dapat berjalan sesuai prosedur yang ada.